Autor: Internet Publicado: 21/06/2021 | 09:24 pm
El Protocolo y el Ceremonial son elementos indispensables para la óptima realización del trabajo de todo relacionista público (RP) y/o comunicador, quien además de poseer ciertas aptitudes necesita determinados conocimientos profesionales que le permitan emitir una imagen positiva tanto de él mismo, como de la organización que representa.
Erróneamente, muchos piensan que ambas herramientas, de suma importancia y complejidad, son las Relaciones Públicas en sí, cuando en realidad solo constituyen una parte de estas.
El Protocolo es un conjunto de normas preestablecidas que se aplican para el mejor desarrollo y realce de las actividades que se efectúan dentro de un grupo determinado, y que están encaminadas a mantener su armonía y asegurar a cada participante las prerrogativas y privilegios a que tiene derecho. Resulta una guía útil para mantener relaciones armoniosas entre grupos humanos, sin importar su diversidad.
Está basado en el principio de cortesía internacional e incluye una serie de reglas que prescriben buenas maneras, respeto, consideración y cortesía en general, cuya aplicación evita omisiones, discusiones o heridas al orgullo, al establecer normas basadas en el principio de igualdad jurídica de los estados, de trato y consideración.
Le brinda seguridad en sí misma a la persona que lo domina y aplica, pues la protege del ridículo o hechos embarazosos, y la ayuda a salvaguardar no solo su propio prestigio, sino también el de la empresa que representa y, por consiguiente, el de su propio país.
Mientras, el Ceremonial es parte importante del Protocolo y consiste en un conjunto de fórmulas impuestas por la experiencia que reglamenta las relaciones entre las personalidades y altas autoridades que participan en las actividades, tanto oficiales como privadas.
Teniendo en cuenta que en su labor diaria el relacionista público atiende a visitantes, clientes, proveedores y otros públicos relacionados con su empresa, el Protocolo influye de manera determinante en el trabajo que este realiza; debiendo aplicar normas que van desde el saludo, la forma de vestir y de expresarse, hasta la manera de conducirse en un evento social.
Las Relaciones Públicas, que según el profesor cubano Mario Piedra son "una mediación comunicacional entre la entidad y sus públicos, apoyada en la investigación y para lo que dispone de una gama de acciones que se estructuran en planes y programas, con el objetivo de integrar los intereses de ambos para un mejor servicio a la sociedad", incluyen técnicas de comunicación encaminadas a lograr una influencia sobre la opinión pública.
Entonces, se puede afirmar que el RP es una especie de puente entre la empresa y sus públicos, por lo que debe contribuir a crear, fomentar y preservar una imagen positiva de su entidad, además de dominar el arte de los pequeños detalles.
Partiendo del precepto de que nadie tiene una segunda oportunidad para dar una buena primera impresión, la cual es muy difícil de borrar, el conocimiento y aplicación del Protocolo debe formar parte de la ética de cualquier profesional.
Aspectos del Protocolo
La cortesía, el saludo, la imagen personal (vestuario, armonía en los colores, calzado, maquillaje, cabello, manos); las presentaciones; la postura (al caminar, al sentarse, al mantenerse de pie); la comunicación oral (conversación de negocios, discusiones, el uso del tú y el usted), la no verbal y la escrita; el hábito de fumar; la precedencia; las visitas de cortesía; los actos sociales (invitaciones, recepción, cóctel, desayuno de trabajo, almuerzo o comida de negocio) y la conducta en la mesa, son aspectos del Protocolo que todo relacionista público debe tener en cuenta.
Traducida en la práctica de conductas amparadas en los llamados buenos modales, urbanidad, educación y maneras, la cortesía facilita las relaciones humanas, las hace más flexibles, las humaniza y evita fricciones inútiles. Es amplia consideración hacia los demás, respeto a las personas, a su modo de ser, a sus costumbres, y sus ideas. Es amor al prójimo.
La mayoría de las normas de conducta social están basadas en la cortesía, la cual enriquece espiritual- mente a quien la ejerce y abre fácilmente las puertas de la amistad. Contribuye en gran medida a la conservación de la paz, a la armonía entre las personas y hace más agradable la convivencia.
El saludo, como forma de cortesía que es, denota la educación elemental de una persona. Aunque puede variar de acuerdo con cada región del mundo, generalmente expresa buenos deseos y está sujeto a las siguientes normas:
* Es muestra de mala educación tanto cuando no se saluda como cuando no se corresponde a este.
* La persona que llega es la que inicia el saludo.
* El hombre es el que inicia el saludo ante una mujer, pero debe esperar a que ella extienda la mano para estrecharla.
* Esto no sucede así cuando el hombre tiene un alto rango o es una persona anciana, entonces son ellos los primeros en extender la mano.
* Siempre que se extienda una mano debe estrecharse, pues de lo contrario puede considerarse una ofensa.
* Si la mujer no desea extender la mano puede responder al saludo con una breve inclinación de cabeza y una sonrisa.
* El hombre debe ponerse de pie para saludar en cualquier circunstancia, salvo cuando entra a su oficina su secretaria o un subordinado.
* Si se trata de una visita deberá ponerse de pie y no se sentará hasta que esta lo haga. Tan pronto la visita se levante para marcharse, usted se pondrá de pie y lo acompañará hasta la puerta de su oficina.
* La mujer se pondrá de pie para saludar cuando se trate de una persona anciana o una personalidad, que por su representatividad requiera ser honrado de forma especial.
* La forma correcta de dar la mano es extender la derecha con ademán firme, pero sin exageración.
* Mientras se estrecha la mano se debe mirar sonriente a la persona y con gesto amable.
* Estrechar la mano no debe ser ni muy fuerte que moleste ni muy suave que de la impresión de que no se quiere saludar.
* No se debe atraer la mano de la otra persona y retenerla entre las suyas.
* Mientras estreche la mano evite dar golpecitos en la espalda, sacudir o tomar el brazo de la persona con la otra mano.
* Al sumarse una persona a un grupo debe saludar de forma general con una frase adecuada y no debe retirarse del grupo sin despedirse.
* En la calle y espectáculos públicos el saludo debe ser breve y discreto.
* Cuando le salude alguien que no conozca, usted responderá como si le conociera.
* Cuando el saludo es formal se debe responder de igual modo. Es aconsejable que los besos y abrazos se reserven para la familia y amigos.
Fuente consultada: Manual de Relaciones Públicas. Colectivo de autores, Editorial Félix Varela, 2002.
