Autor: Internet Publicado: 21/06/2021 | 09:24 pm
Al finalizar una feria, culmina parte de la estrategia de promoción de las empresas expositoras. No obstante, el trabajo continúa, pues en esta fase se evalúa el impacto de la participación en la cita comercial.
Contactar a los clientes potenciales registrados en el evento constituye un elemento esencial para realizar un seguimiento a estos. La clave principal para la adecuada evolución de la organización y la aparición de oportunidades de negocio es cuidar los canales de comunicación.
De acuerdo con estudios hechos, la mayor parte del éxito del plan de promoción ferial y del potencial de rentabilidad de la inversión depende en gran medida de la cantidad de contactos que sean objeto de seguimiento luego de concluida una feria.
Para lograr un procedimiento simple, eficaz e inmediato, primero que todo hay que conservar los datos de estos registrados en el encuentro y contar con un buen plan, concebido antes del inicio de la cita en cuestión y dirigido al manejo de los esfuerzos.
Los planes de promoción pos-feria comienzan por el envío, mediante vía telefónica, fax o correo electrónico, de información y una carta explicativa, redactada de conjunto con el equipo de planificación del evento comercial, en aras de determinar el tono que se usará en los materiales. Para evitar que aparezcan dudas sobre cómo se emitirá la misiva: en distintas versiones según los receptores, si será personalizada y detallada, si incorporará mecanismos adicionales de cualificación o feedback, es aconsejable escribirlas y ultimarlas con antelación.
Es necesario determinar los códigos de urgencia de seguimiento que deberán incluirse en la ficha de contacto, preparar cartas tipo de agradecimiento, de respuesta a las posibles peticiones de información que figuran en la mencionada tarjeta, encargar los materiales informativos y muestras, y cualquier otro elemento que pueda ser susceptible de enviar a los contactos que se hayan hecho en la feria.
Todos estos, sin excepción, deben recibir una carta o tarjetón de gratitud firmado por el director general o el gerente de la empresa y por la persona encargada del tema, o por el responsable de la participación en la feria, según corresponda.
Es sugerible que el personal a cargo del seguimiento no haya asistido a la cita comercial, para que pueda encargarse de la correspondencia, los e-mails y las fichas que se recopilen a diario; volcándose directamente en el proceso, y su designación sea notificada al resto del equipo participante y a sus compañeros de oficina.
Conseguir información completa de cada visitante que acude al stand, ayuda a determinar la calidad de los contactos. Esto incluye asegurarse de que la caligrafía sea legible.
La urgencia y la prioridad de seguimiento puede darse mediante una depuración con códigos propios. Por ejemplo:
A.- Contacto caliente: Está muy interesado y/o dispuesto a comprar dentro de los próximos seis meses. Necesita un seguimiento telefónico inmediato por parte del área comercial y posible visita.
B.- Contacto templado: Posible compra dentro de los próximos seis a 12 meses. Requiere información complementaria y seguimiento frecuente alternando correo, fax o e-mail personalizado y alguna llamada telefónica.
C.- Contacto a largo plazo: Posible compra en un término superior a 12 meses. Solicita información general. Demanda seguimiento mensual por correspondencia personalizada.
D.- Contacto frío: Consultas que no precisan seguimiento especial por parte de ventas. Agradece visita con un tarjetón y envía la información solicitada tan pronto como sea posible.
En los casos A y B, si se tiene una fotografía de la reunión mantenida con el cliente se le envía con una tarjeta de saludo.
En el caso C, si se poseen fotos del stand se le manda alguna con la información solicitada.
Es conveniente que, tras la feria, se haga una recualificación -a modo de comprobación- del interés del contacto, de sus planes de compra y de las peticiones de información sobre productos o servicios que se han reflejado en las fichas mediante el telemarketing, fax, correo electrónico u otro método, con el objetivo de obtener una idea más precisa de los verdaderos planes de compra de los clientes potenciales.
Luego, el responsable de seguimiento puede enviar la información y la carta pertinente según el modelo, preparado con anterioridad para cada caso.
Actuar rápidamente con los contactos del caso A que presenten mejores perspectivas, facilitándoles los datos solicitados y muestras, es una forma de impedir que se "enfríen".
Una semana después de la feria es prudente enviar un mensaje electrónico, a modo de agradecimiento, a todas las personas con las que se reunió el equipo participante, informándoles que pronto recibirán todo el material que solicitaron; mandarlo todo rápidamente; llamar a los contactos que merezcan una atención especial; ingresar las referencias en la base de datos confeccionada para tales efectos; y hacer un informe de participación, con una valoración y un listado de incidencias.
Pasadas dos semanas luego de clausurada la cita comercial, se vuelve a enviar un e-mail a los clientes potenciales o se les llama por teléfono, y se comprueba que todos hayan recibido el material.
En la tercera semana se hace una evaluación de los resultados, ya que esos son los días ideales para ver en qué se ha fallado y cuáles son los recursos a aprovechar en ocasiones futuras.
Este proceso en general, que concluye después de la venta de los productos o servicios de interés, valdrá la pena en dependencia de la importancia que la empresa atribuya al concepto de rentabilidad de la inversión en estos eventos.
Fuentes consultadas:
http://nexoexhibe.com
http://www.exporeclam.es
http://www.catalanarts.cat
