Autor: Internet Publicado: 21/06/2021 | 09:23 pm
Todo relacionista público (RP) debe ser un artífice ante la gestión planificada de la comunicación entre su organización y los públicos para construir, administrar y mantener una imagen institucional positiva mediante el desempeño de diversas funciones basadas en ciertas acciones claves.
Conocer perfectamente la historia de la empresa en la cual trabaja, el año de fundación de esta, su misión, visión, valores, objetivos empresariales, políticas, estructura, su público interno (trabajadores) y externo (clientes, proveedores, organismo superior, sindicato nacional, organismos reguladores) e Identidad Corporativa, además de controlar el uso del Manual de Identidad de la organización y la cultura organizacional, son algunas de estas.
Tener conocimiento de los periodistas nacionales que atienden el sector relacionado con el objeto social de su entidad, por ejemplo: Turismo, Salud, Educación, Vivien-da, Transporte o Agricultura, es otra de las tareas fundamentales del RP; debiendo dominar el nombre completo de cada uno, la fecha de nacimiento, datos de contacto (correo, teléfono, dirección del centro de trabajo y particular), medio de prensa al que pertenece, año de fundación y nombre de su director.
En este sentido, es importante monitorear la prensa con el fin de mantenerse informado en cuanto a todo lo que se publica sobre la empresa. En el caso de los reportajes radiales, se anota en un registro el día, la emisora, el programa, el contenido y su duración. Para los reportajes televisivos puede aplicarse la misma técnica o tratar de obtener una copia de los materiales grabados en DVD o VHS. Los trabajos periodísticos que se publiquen en prensa plana, se recortan y archivan en files organizados por años, conformando así un clipping de prensa.
Por otra parte, el RP debe conocer y listar los eventos importantes (internos y externos) de la empresa, asentando el nombre completo del acontecimiento, clasificación (de Recursos Humanos, Economía, Dirección), fecha y lugar, cantidad de participantes y necesidades materiales (recursos impresos, digitales…), entre otros aspectos re- levantes para la adecuada plani- ficación. Igualmente, elaborar un listado detallado con las publicitarias, imprentas y empresas que ofrecen servicios de montajes de stands para ferias y locales para actos.
Es necesario que el profesional que se desempeña en las labores de Relaciones Públicas (RR.PP.), se mantenga al tanto de las visitas (planificadas) de personalidades nacionales o extranjeras a la empresa, con el fin prepararse para tales acontecimientos y prever las acciones de protocolo.
También el RP debe verificar en la entrada si la entidad está identificada con lumínico o cartel; si la sala de espera (lobby o recepción) de los visitantes muestra elementos vi-suales de identidad organizacional y tiene un ambiente agradable; si el mensaje de bienvenida de la pizarra telefónica se corresponde con la identidad de la empresa; que la recepcionista se muestre atenta, educada, ofrezca los saludos corres- pondientes, instruya correcta y cortésmente al visitante; si la papelería (cartas, sobres, documentos, tarjetas de presentación, solapines y otros, que pueden estar impresos con anterioridad o confeccionados digitalmente y aplicarse a la hora de imprimir el documento), identifican adecuadamente a la empresa el rótulo del transporte, el uniforme (si existe), los materiales promocionales (folletos, plegables, spot, multimedia, guías, afiches), la imagen visual del sitio web y de la intranet, se corresponden con la identidad visual de la organización; y la información que contienen los tres últimos es actual y correcta.
Además, el relacionista público es el encargado de comprobar si se aplica la encuesta de satisfacción al cliente con preguntas entendibles, y si realmente se conoce el resultado final y se logra la retroalimentación.
Poseer habilidades de diseño, fotografía, prensa plana (nota de prensa/boletines) y lenguaje audiovisual son otras de las acciones claves para el trabajo del RP, así como llevar las memorias de la empresa (imágenes de las actividades); asesorar a la alta dirección en temas relacionados con las RR.PP; realizar investigaciones, diagnósticos de comunicación, auditorías de imagen; discutir y conocer el presupuesto anual de comunicación; y redactar, revisar, implementar y adecuar el Manual de Gestión de la Comunicación, según los cambios que puedan surgir.
Fuente consultada:
Manual de Relaciones Públicas. Colectivo de autores, Edi-torial Félix Varela, 2002.
