Los congresos, reuniones, simposios y seminarios, entre otros, constituyen ejemplos de eventos que evidencian la creciente diversificación en las relaciones profesionales. Sus entornos son cada vez más abarcadores y exigen el conocimiento y el cumplimiento de las mínimas reglas de comportamiento en estos por parte de los participantes.

Un congreso es la denominación utilizada para diversas conferencias y reuniones, con una periodicidad fija, cuya finalidad es la discusión, difusión o intercambio de conocimientos. Los asistentes  interactúan mediante ponencias, foros y debates con los temas inherentes al encuentro: comerciales, médicos, públicos, tecnológicos y educacionales, entre otros.

Con el propósito de hacer más atractiva la asistencia a una cita de este tipo, las entidades organizadoras planifican actividades complementarias o paralelas.

Por su parte, las reuniones pueden ser planificadas  en un lugar y momento específico, con un objetivo  y  tiempo de duración delimitado, o efectuarse de manera espontánea, por razones casuales y sin mayores propósitos. Pueden tener diferentes significados y unas de las más comunes son las profesionales o laborales.

En este ámbito, las personas  se juntan para trabajar, debatir y analizar elementos comunes; delinear futuras acciones; asignar tareas y controlar aspectos relacionados con su labor. En estos casos, tales encuentros suelen ser formales y demandan un vocabulario específico y relativo al tema a tratar.

Según la envergadura de estos eventos, a los cuales asisten invitados de otros países, todo participante debe esmerarse lo más posible en mantener una conducta adecuada.

Es recomendable llegar al encuentro antes de la apertura  pues la tardanza ocasiona múltiples molestias, distrae la atención del público (incluyendo al orador). Además, la impuntualidad deteriora la imagen de la persona y  la calidad del evento.

Una vez en el lugar, se debe ocupar el espacio asignado, sentarse despacio, sin precipitación, y permanecer en la sala hasta el momento de receso o conclusión de la sesión. La ausencia solo es permisible en circunstancias muy necesarias, y requiere discreción.

El hábito de fumar

En cuanto al cigarro, se debe pedir permiso para fumar a las personas que estén próximas y no encenderlo sin antes ofrecerlo a estas.

Si a alguien le brindan uno de una marca que no es de su agrado, se rechaza cortésmente y se espera un tiempo prudencial para encender el suyo.

Se sugiere fumar solamente en espacios destinados para esto, o en sitios abiertos y con buena ventilación.  Antes de entrar a una oficina o local cerrado, es preciso apagar el cigarro y depositar la colilla en un cenicero, nunca arrojarla al piso, además de tener cuidado con el humo para evitar molestias al resto de las personas presentes.

Es muestra de respeto, cortesía, higiene y buena educación no fumar durante las comidas, a la mesa, ni en la presentación.

Tampoco se le pide el cigarro a alguien para encender otro y el hombre debe ponerse de pie al ofrecer fuego al de una mujer.

 La precedencia

En los actos oficiales es necesario respetar el orden de precedencia en la ubicación  por categoría y/o jerarquía que el protocolo reserva y asigna a las autoridades, organismos o instituciones participantes, sobre todo cuando se trata de  personalidades muy importantes e invitados extranjeros.

Está regulado, para evitar discusiones o conflictos, que la máxima autoridad siempre ocupe el puesto central.

Uno de los momentos que más dudas suscita en cuanto al orden de antelación que corresponde a una persona según su rango, es al ubicar a dos invitados en un medio de transporte.

Cuando son tres personas, la de mayor rango debe ubicarse en el asiento posterior, a la derecha, mientras el segundo,  se sienta a la izquierda y, de permitirlo el espacio, el tercero lo hará al centro, o sea entre los otros dos .

• En el caso de que sean cuatro personas, se mantienen las posiciones anteriores, con el cuarto individuo junto al  chofer.

•  Si el anfitrión es  quien conduce el auto, el asiento de honor es a su lado, debiéndolo ocupar la persona de mayor rango.

 El segundo en jerarquía lo hará en el posterior a la derecha, y el tercero, a la izquierda.

• En la limusina, el lugar de honor es a la derecha  en el asiento posterior; el segundo en importancia se sentará a la izquierda; el tercero frente el primero, y el cuarto frente al segundo.

Fuentes consultadas:

Manual de Relaciones Públicas. Colectivo de autores, Editorial Félix Varela, 2002.

http://es.wikipedia.org

http://www.definicionabc.com