Las empresas compran bienes y servicios para ganar dinero, reducir los costos operativos o para cumplimentar obligaciones sociales o legales.
Muchas de ellas descuidan el rigor con que deben realizarse los procesos de compra. No hay que seguir esquemas únicos, sino asegurar un proceso de compras bien establecido, que le permita que los beneficios de la empresa sean generalmente bien aceptados.
ETAPAS DE UN PROCESO DE COMPRAS
RECONOCIMIENTO DEL PROBLEMA. El proceso comienza cuando una empresa reconoce un problema o una necesidad que puede ser satisfecha mediante la adquisición de un bien o de un servicio. Por lo general, esto ocurre cuando se desea desarrollar un nuevo producto y se requieren equipos y materiales para lograrlo; cuando una máquina debe ser cambiada o realizársele una reparación capital; cuando se requiere buscar un nuevo proveedor, por insatisfacciones del actual; cuando el grupo de compras, ve la oportunidad de obtener mejores precios, o mejorar la calidad.
DESCRIPCION GENERAL DE LA NECESIDAD. Una vez reconocida una necesidad, el comprador determina las características generales del producto y la cantidad que se requiere. Según la complejidad de la compra, se asesorará convenientemente con quienes tengan un nivel de participación en el proceso de producción o utilización del producto final.
ESPECIFICACIONES DEL PRODUCTO. La organización de compra desarrolla las especificaciones técnicas de los artículos, incluyendo en el estudio los criterios de un equipo de ingeniería especializado, que pueda analizar determinadas características, en las cuales se incluye el valor del producto. Este análisis consiste en una aproximación a la reducción de costos, el estudio cuidadoso de los componentes, para determinar si deben rediseñarse, estandarizarse o fabricarse con procedimientos más baratos.
BUSQUEDA DEL PROVEEDOR. El comprador tratará de identificar a los proveedores más apropiados revisando sus directorios comerciales, buscando por un ordenador o telefónicamente, a otras empresas para pedir recomendaciones.
SOLICITUD DE PROPUESTAS. El comprador deberá solicitar a los proveedores seleccionados que envíen sus propuestas. Al recepcionarse, se realizará un segundo análisis y se desecharán algunas. Este procedimiento se repetirá cuantas veces sean necesarios hasta llegar por la vía del razonamiento a las propuestas que deben conducir al análisis final.
SELECCION DEL PROVEEDOR. Antes de seleccionar al proveedor, el comprador debe especificar, cuáles son los atributos que se quieren, indicando la importancia relativa de cada uno de ellos. A continuación, se clasificarán a los proveedores en función de estos atributos para identificar al mejor de ellos. Para esto, la empresa debe decidir un modelo de evaluación de proveedores que tenga en cuenta: el precio, reputación, fiabilidad del producto, fiabilidad del servicio y flexibilidad del proveedor.
ESPECIFICACION DEL PEDIDO RUTINARIO. Resueltos los pasos anteriores, el comprador hace su pedido al proveedor elegido, señalando precio, especificaciones técnicas, cantidad requerida, tiempo esperado de entrega, política de devoluciones, especificaciones de la garantía y cualquier otro aspecto que el comprador estime necesario.
REVISION DE LA ACTUACION. En esta fase final, el comprador revisa la actuación del proveedor a través de tres métodos; el comprador contacta con el usuario final y le solicita sus evaluaciones; utilizando algún método de puntuación ponderada o puede penalizar una mala actuación de la empresa suministradora, exigiéndole según contrato, una compensación en el precio pactado.
LE RECOMIENDO:
•Aplicar con rigor las etapas del proceso de compras aprobado para su empresa.
•Identificar correctamente si existe realmente la necesidad de compra y su cuantía.
•La decisión de compra, generalmente debe colegiarse en un grupo de expertos en la materia.
•Revisar bien la lista de proveedores; pueden existir rellenos innecesarios para forzar una decisión “conveniente”.
•Todos los talentos deben dar sus criterios antes de efectuar las compras.
