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Semanario Económico y Financiero de Cuba

Comunicación organizacional, clave para el éxito empresarial

Esta disciplina de las Ciencias Sociales es necesaria para integrar los procesos comunicativos que se llevan a cabo en toda organización, mejorar la interrelación entre sus miembros y el funcionamiento de esta

La comunicación es una actividad muy antigua, cuyo surgimiento está vinculado con la aparición y evolución del hombre como ser social, al tomar conciencia de la necesidad de relacionarse con los individuos circundantes. Como proceso presente en toda práctica humana, constituye uno de los principales pilares de la interacción social, que posibilita la formación de agrupaciones sociales con cualquier tipo de complejidad.

Este proceso comunicativo, inherente a los seres humanos y necesario para su supervivencia, es un proceso de construcción social que sustenta sus relaciones y se pone de manifiesto en diferentes ámbitos, entre estos el organizacional.

Al referirse a su dimensión global, la doctora Irene Trelles, vicedecana de la Facultad de Comunicación de la Universidad de La Habana, plantea que "la comunicación en organizaciones no solo es condición indispensable para la existencia, la vida material, la supervivencia, sino también para la vida espiritual y su enriquecimiento".

Siempre está presente en las relaciones que inevitablemente se establecen entre los compañeros de trabajo, que conforman las organizaciones laborales. Según Trelles, estas últimas son "todo tipo de agrupación de personas unidas por un interés común, cuyos fines han de estar definidos con precisión y compartidos de manera colectiva.

Pueden diferir en dimensiones y propósitos tanto como lo demande la naturaleza del objetivo que las une, y tratarse de grandes empresas o instituciones, asociaciones gremiales, o grupos más pequeños, fábricas, cualquier tipo de centro, con fines lucrativos o no".

El desarrollo de la comunicación y el de las organizaciones están indisolublemente ligados, ya que la primera es imprescindible para el funcionamiento de las segundas. A la manifestación de este proceso en el ámbito de las organizaciones, es a lo que llamamos comunicación organizacional.

Esta disciplina surge por la necesidad de integrar aéreas de comunicación como publicidad, relaciones públicas, comunicación interna y componentes del mix de marketing, entre otras, que funcionaban de manera inconexa.

En Cuba comienza a abordarse en la década de los 80 y se sistematiza en los años 90 ante la toma de conciencia de su necesario desarrollo, adaptado a nuestras características económicas, políticas, culturales y sociales, y vinculado con el proceso de perfeccionamiento empresarial que se lleva a cabo en el país.

En sus escasos años de vida, este nuevo campo de las Ciencias Sociales ha favorecido la capacidad de perfeccionamiento de las organizaciones en función de su supervivencia y la adaptación a nuevas situacines. VEHÍCULO PARA LA ACCIÓN

Con el fin de mejorar la interrelación entre sus miembros, y entre estos y el público externo, la comunicación organizacional dirige su atención hacia el análisis, el diagnóstico, la organización y el perfeccionamiento de las complejas variables que conforman los procesos comunicativos en las organizaciones. Esto también conlleva a un mejor funcionamiento y desempeño de las entidades, a una proyección más real de su imagen, al fortalecimiento de la identidad, y a un ambiente laboral armónico y determinante para lograr la eficiencia y eficacia.

La comunicación se produce implícitamente y facilita el desarrollo de los demás procesos, pero no se manifiesta de igual manera en las distintas agrupaciones.

Toda organización, mediante su forma de actuar, transmite información sobre su identidad, su misión, su manera de actuar por tanto, la comunicación organizacional no solo se refiere al flujo de mensajes entre sus miembros, sino también a los hechos. Es parte del comportamiento de la entidad, y vital para la cohesión y sinergia de los procesos, acciones y funciones de las empresas, tanto administrativas como productivas.

Esta forma de comunicación está compuesta por escuelas y teorías, cuyo conocimiento nos permite "saber cómo organizar el trabajo de manera eficiente; cómo obtener mayor productividad; cómo conciliar los objetivos de una empresa con los del personal para obtener mejores logros y oportunidades para ambos; cómo motivar al personal; cómo se influyen las distintas partes de la organización; qué factores internos y externos hay que considerar para alcanzar los objetivos, cómo influye el contexto, etcétera", tal y como plantea Irene Trelles.

También tiene diferentes perspectivas, elementos, mensajes y niveles que influyen en el clima y en la labor de la entidad, posibilitan catalogar la forma de interacción y hacer un determinado diagnóstico de la comunicación en una organización, con el objetivo de mejorar los flujos comunicativos.

Si esos no fluyen de manera adecuada entre los miembros del grupo, así como entre estos y su entorno externo, no hay posibilidad alguna de éxitos, resultados positivos; pues no se lograría el óptimo desarrollo de la institución.

EL TODO Y LAS PARTES

Instrumentar procedimientos concretos para la formación y desarrollo de competencias comunicativas, encauzar las necesidades de expresión y autoexpresión de sus actores, crear atmósferas y situaciones que posibiliten una comunicación constructiva, son aspectos que permiten el perfeccionamiento de las mismas, y este, a su vez, puede favorecer el funcionamiento de la entidad.

Para que una organización logre sus fines, primero debe conseguir una estabilidad, determinada por la comunicación interna, la cual está constituida por los procesos comunicativos que se efectuan en el sistema organizativo y debe verse de manera global.

Teniendo en cuenta la importancia que se le atribuye a su visión integradora, la comunicación en las instituciones ha variado su enfoque a lo largo de su historia. Décadas atrás, la empresa tradicional se proyectaba principalmente hacia la comunicación externa; pero a partir de los años 90 comenzó a prestarle más atención a los procesos comunicativos internos en la medida en que empezó a destacarse su importancia.

La comunicación organizacional es fundamental para lograr una simbiosis entre las funciones administrativas y un mejor desempeño de los directivos. De ella dependen la eficacia del liderazgo y el estado del clima laboral, lo cual conduce a la motivación.

Con frecuencia se encuentran organizaciones donde se le resta importancia a la comunicación, como esta es natural e inherente a todo ser humano, creen innecesario dirigirla, planificarla. Por lo tanto, ocurre espontáneamente, sin orientación central, coordinación, ni sinergia entre las acciones comunicativas de las distintas áreas. Esto puede provocar incoherencia y contradicción en el discurso, duplicación de esfuerzos y gastos innecesarios de recursos.

En otros casos, las acciones de comunicación se proyectan más hacia el público externo que hacia la integración de lo comunicativo en la dirección general de procesos de la organización, y se diseñan por separado, de acuerdo con el tipo de público -interno o externo-.

VISIÓN ESTRATÉGICA PARA EL FUTURO

Eliminar la unidireccionalidad de la comunicación; implementar un modelo participativo como método de dirección, que incluya la alta participación de los miembros en la toma de decisiones; establecer adecuados flujos de información y gestión, que posibiliten contrarrestar eficientemente los problemas y solucionarlos de manera adecuada; crear un alto nivel de identificación de los trabajadores con la entidad y compartir metas laborales, son aspectos necesarios para lograr niveles ideales de desarrollo organizacional, según opinan la doctora Rayza Portal Moreno, y las másteres. Milena Recio Silva y Yanet Toirac García.

En ello, desempeña un papel fundamental la planeación estratégica, mediante la cual se desarrolla y mantiene concordancia entre las metas y capacidades de la organización y sus oportunidades cambiantes de mercadotecnia.

Este proceso administrativo reporta múltiples beneficios, estimula el pensamiento sistemático de la dirección; conduce a una mejor coordinación de los esfuerzos de la institución y preparación para desarrollos repentinos, aumenta la participación de los ejecutivos en sus responsabilidades de interacción; provoca la intensificación de los objetivos y políticas por parte de la organización, y conduce al desarrollo de los estándares de rendimiento para el control.

Sobre el tema en cuestión, las especialistas antes mencionadas son del criterio de que "en el plano comunicacional, los objetivos de la planeación estratégica en comunicación se centran en fomentar una identidad propia en su público interno y contar con una imagen favorecedora en sus públicos externos. La planeación estratégica servirá para resolver los problemas diagnosticados en ambas esferas (siempre que sean de índole comunicativa), pero también para proyectar líneas de trabajo para el futuro…".

Fuentes consultadas:

Comunicación organizacional, de la doctora Irene Trelles Rodríguez, Edición Félix Varela, 2001. Planeación de Estrategias de Comunicación para organizaciones. Guía de trabajo. Facultad de Comunicación, Universidad de La Habana, de la doctora Rayza Portal Moreno, y las másteres Milena Recio y Yanet Toirac García.