La recepción, el cóctel, desayuno de trabajo, almuerzo o comida de negocios son actos de carácter social en los que, por razones de trabajo, todo relacionista público en alguna ocasión debe participar o preparar. Muchos de estos tienen una finalidad económica, por lo que merecen importancia.

A la hora de organizarlos, lo primero es determinar cuál de ellos se adecua a los objetivos que se persiguen, a qué público está dirigido y los recursos disponibles. En cualquier caso es importante elegir el lugar adecuado.

Para citar a los invitados, si la actividad es informal bastará con una llamada telefónica o un correo electrónico; pero si es formal se debe enviar una invitación hecha con cartulina de calidad y una excelente impresión, en la cual debe aparecer quién invita (anfitrión), nombre del destinatario, motivo por el que se invita, tipo de actividad, fecha, hora y lugar.

Deben enviarse, en sobres igualmente de calidad, con suficientes  días de antelación, por lo menos de ocho a 10, para que quien la reciba pueda programar su tiempo.

No se debe invitar a nadie dos o tres días antes de la cita, porque es poco protocolar y puede dar la impresión de que la persona fue ignorada hasta ese momento.

Cuando en la invitación aparecen las siglas RSVP o SRC, las cuales significan "Responda, por favor", se sugiere hacerlo lo antes posible.

En ocasión de un evento importante, nacional o internacional, con un número alto de invitados; un aniversario significativo de la empresa, visita de una delegación importante u otro acontecimiento de tal magnitud, es recomendable  organizar una recepción.

Esta puede celebrarse en las primeras horas de la noche, aunque en ocasiones especiales también se hace en horas del mediodía. Gene-ralmente tiene una duración de dos horas.

Los anfitriones recibirán a sus invitados en la puerta principal durante 20 o 25 minutos, en dependencia del número de personas previstas a asistir. Si hay un invitado de honor, este puede recibir junto al anfitrión en la línea de recibimiento.

Es necesario conocer bien al proveedor del bufé para garantizar la óptima calidad del mismo. Comen-zará a servirse 30 o 40 minutos después de iniciado el evento. Los primeros en servirse serán los anfitriones con los invitados de honor o las personas de mayor rango.

El cóctel, por su parte, es muy parecido a la recepción pero con menos invitados y platos a servir. Mayormente se ofrece en las últimas horas de la tarde, mediante el servicio de camareros que circulan con las bandejas entre los presentes.

Mundialmente, se estila mucho el desayuno de trabajo, ya que es sencillo e informal. Se realiza, con frecuencia, a partir de las 9:00 a.m. y asisten una o varias personas para conversar sobre un asunto determinado o para una sesión de trabajo. Los alimentos ofrecidos pueden variar de acuerdo con las costumbres del país.

Para el almuerzo de negocio se exige un restaurante de buena categoría y ubicado en un lugar céntrico para no perder tiempo en el traslado. Si la cita es en el restaurante, el anfitrión debe llegar 15 minutos antes de la hora fijada, asegurarse que todo esté en orden, esperar a los invitados cerca de la puerta y conducirlos al bar, si así lo desean, o directamente a la mesa.

Es aconsejable que, de ser posible, este conozca las preferencias culinarias de los convidados y las especialidades que se ofertan en ese lugar, así como no  recomendar las que requieren una elaboración complicada y cierta concentración para ser ingeridas.

Comenzar con temas generales y esperar el momento oportuno para introducir las ideas principales de sus proposiciones, que puede ser entre platos, mientras esperan el postre o toman el café, es lo más conveniente.

Las ideas deben expresarse en forma clara y precisa, facilitando la inmediata comprensión de los proyectos en perspectiva, y evitar conversaciones que puedan llevar a discusiones inútiles, con lo cual se malograría el objetivo trazado.

Pagar la cuenta exige discreción por parte del anfitrión. Si es entregada en la mesa, este debe esperar algunos minutos antes de abrirla, con mesura y mucha calma, sin examinarla detalladamente ni interrumpir la conversación.

La sobremesa no se prolonga más de lo necesario. Es importante mantener una conducta apropiada en la mesa y un dominio absoluto de sí, para emitir una imagen positiva a los presentes, quienes en todo momento observan y analizan cada detalle.

Facilitar el estrechamiento de las relaciones, intercambio de opiniones e informaciones, y ayudar a crear un ambiente favorable para alcanzar los fines propuestos son objetivos perseguidos tanto por el desayuno y el almuerzo, como por la comida de negocio. Esta última es oficial cuando se ofrece en honor a una o varias personas, e informal, cuando no hay invitados de honor.

La comida-bufé está entre las informales y no requiere ceremonia. Permite la participación de un mayor número de invitados que, generalmente, comen de pie. Si el espacio lo permite se pueden colocar mesas con sillas para cuatro o seis personas.

En este tipo de evento cada cual se sirve directamente del bufé, que demanda una esmerada preparación, buen gusto en la selección del menú y en la presentación de los platos, y es colocado en una o dos mesas grandes, para evitar aglomeración; aunque se le pueden añadir detalles de formalidad como una mesa principal para los anfitriones e invitados de honor o los de mayor rango.